In einer interessanten Session stellte Jason Mark (Co-Founder der Onlineagentur Gravity Switch) auf der Drupalcon in Barcelona exemplarisch an dem Projekt "Redesign der Website des Asnuntuck Community College" eine neue Form des Projektmanagements vor: The Blitz!

Die Aufgabe

Redesign der bestehenden Website mit ca. 500 Seiten Content und einem umfangreichen Kurs-Katalog, der zuvor nur in PDF-Form zum Download angeboten wurde.
Ein Projekt mit 12 Stakeholdern, die - so Jason Mark - in der Regel mindestens 8 Meetings benötigten, um zu beschließen, in welchem Auditorium wieviele Stühle für welchen Dozenten bereit gestellt werden sollten.
Das Webteam zur Projektumsetzung bestand ebenfalls aus 12 Personen.

Anstand einer üblichen sechs- bis zwölfmonatigen Umsetzungszeit konnte die komplexe Website des Colleges nur einen Monat nach Projektstart gelauncht werden. Wie war das möglich?

Jason Mark

Um das Kernproblem komplexer Umsetzungsaufgaben zu skizzieren, zitierte Jason Mark zunächst aus Dries Buytaerts Keynote der Drupalcon Barcelona:
"Use methodology that accepts that humans are horrible at planning".

Dann zählte er die seiner Meinung nach wichtigsten Gründe auf, die einer effektiven und zügigen Umsetzung eines Projektes entgegen stehen:

  • Lack of commitments
  • Staff change
  • Recap meetings
  • Design revisions
  • Change orders
  • Removing features

Diese Hindernisse lassen sich laut Jason Mark am besten durch eine konzentrierte und schnelle Umsetzung umgehen. Dadurch werde die Wahrscheinlichkeit, dass im laufenden Projekt ein Team-Mitglied oder ein Stakeholder ausscheidet, geringer. Auch könnten endlos sich wiederholende, rekapitulierende Meetings mit dieser neuen Methode vermieden werden.

Die uns im Projektalltag vertrauten Gefahren, dass einmal beschlossene Designs geändert, verworfen oder gar neu entwickelt werden müssen, beständig Change Requests hereinkommen oder bereits fertig gestellte Features wieder verworfen werden, all dieses ließe sich in einer konzentrierten und getimeboxten Umsetzungsform vermeiden – zumindest aber stark verringern.

Jason Mark bezeichnet dieses Vorgehen als "agile" und lacht, als er sagt:
"Much to my embarrassments: After years of marking agile as the stupidest most useless thing in the world, we kind of become a agile shop" ... "We don´t practice scrum. For this type of projects, we actually find it to be very very slow, drown out and process-heavy. So we have our own process. We call it The Blitz".

Wie sieht das aus?
The Blitz besteht aus vier Phasen, idealerweise jeweils eine Woche lang.

5 Days of discovery and design

5 Days of discovery & design

Die erste Woche stellt einen initialen Workshop dar. An drei Tagen (Mo-Mi-Fr) sind alle benötigten Stakeholder – wenn irgendwie möglich – direkt vor Ort. Wer nicht vor Ort sein kann, muss an diesen Tagen zumindest für eine Stunde am Telefon zur Verfügung stehen. Der Dienstag und der Donnerstag sind Teamtage, an denen die Ergebnisse des Vortages weiter bearbeitet oder schon umgesetzt werden. Der Scope der ersten fünf Tage besteht aus:

  • Direction, Research and Testing
  • Design w/Multiple Rounds of Revisions
  • Sign-off

In der ersten Woche wird ein Design erarbeitet und präsentiert, überarbeitet und erneut präsentiert, solange, bis eine Übereinkunft zu einem Basis-Layout besteht. Darüber hinaus werden alle wesentlichen Anforderungen im direkten Dialog mit dem Kunden ermittelt, priorisiert und in Refinement-Prozessen überprüft. Am Ende dieser ersten Woche ist zwar noch nicht alles in allen Bereichen fertig ausgearbeitet, aber grundsätzlich festgelegt und vom Kunden abgenommen.

5 Days of development

5 Days of development

Der Scope der zweiten Woche besteht aus:

  • Templates programmed
  • Key features built (eg. events, slideshow)
  • Course catalog built

Die benötigten Templates werden in dem in der ersten Woche festgelegten und abgenommen Design programmiert. Benötigte Features werden – so drupal-nah wie möglich – implementiert und es wird mit der Programmierung der benötigten individuellen Features begonnen, in der Reihenfolge, wie sie in der vorherigen Woche mit dem Kunden priorisiert wurden. Im Projektbeispiel wurde der Course Catalog des Asnuntuck Community Colleges entwickelt und dem Kunden am Ende der zweiten Woche präsentiert.

5 days of content

5 Days of content

Der Scope der dritten Woche besteht aus:

  • Content editors trained
  • Top pages added
  • Sign-off on Navigation as 80% final
  • Breakout sessions for 3 key departments

In der dritten Woche beginnt die Schulung der Redakteure des Kunden. Sie werden in allen Bereichen ihrer Tätigkeit dahingehend geschult, dass sie in der Lage, sind Content auf die Seiten zu bringen und weitere Redakteure, die an der Schulung nicht teilgenommen haben, dahingehend zu unterweisen, dass auch diese die Website mit Inhalten befüllen können.

Ebenfalls in der dritten Woche werden die Sonderfälle - im Projektbeispiel drei Key-Departments des Colleges - mit den relevanten Personen aus den Departments detailliert geklärt und umgesetzt, also alles, was mit den bereits erarbeitenden Lösungen noch nicht abgedeckt werden konnte.

Die vierte und letzte Woche

Der weitere Verlauf der Umsetzung war für mich etwas irritierend, da es keine "5 Days of ..". für die vierte Woche gab. Stattdessen war die College-Website nach einem Monat fertig und gelauncht. Es ist aber wohl davon auszugehen, dass in dieser Woche kundenseitig der noch fehlende Content in die Website gebracht wurde, die Entwickler die fertigzustellenden Features programmiert haben, Tests durchgeführt wurden und die Designer/Frontendler letzte Hand an das Erscheinungsbild der Seite gelegt haben.
Ich gebe daher dieser Woche den Namen 5 days of finishing and deployment.

Mein Fazit

Generell denke ich, ist die Struktur von "The Blitz" nicht Stein gemeißelt, jedenfalls nicht, was die zeitlichen Ausdehnungen der einzelnen Einheiten angeht. Wesentlich ist, dass der Blitz-Charakter erhalten bleibt: kürzestmögliche Einheiten, höchste Dichte im relevanten Personenkreis, verbindliche Absprachen, zeitnahes Umsetzen der in den Meetings ermittelten Anforderungen.

Diese Herangehensweise finde ich sehr interessant. "Cut the waste", durch direkte Kundenkommunikation, die den Auftraggeber in die komplexe Anforderungs- und Umsetzungsphase einbezieht: transparent, nachvollziehbar, verbindlich. Das klingt nahezu ideal.

Ganz offensichtlich ist es dem Unternehmen Gravity Switch gelungen, dieses hochagile Umsetzungskonzept zu leben. Inwieweit es sich für andere Firmen anwenden lässt, wird sich wohl nur durch Ausprobieren ermitteln lassen. Voraussetzung ist ein aufgeschlossener Kunde, der sich auf diese hohe Inanspruchnahme einlässt. Idealerweise besteht auch eine räumliche Nähe, damit sich insbesondere die erste Woche von "The Blitz" in der beschriebenen Art ausführen lässt.

Zudem benötigt man ein hochflexibles Team, dass sich dieser Kundennähe aussetzen mag, nervenstarke Designer und letztendlich ein gut aufgestelltes Projektmanagement, dass alle Phasen von "The Blitz" penibel vorbereitet und begleitet.

The Blitz-Team

Anschauen muss man sich letztendlich auch die Qualität und Wertigkeit des erzeugten Codes der umgesetzten Projekte. Gespart würde allerdings nicht an der Qualität, tatsächlich spare man die meiste Zeit - so Jason Mark - durch das Nicht-Abhalten von zusätzlichen Meetings und dem Weglassen überflüssiger Wiedereinarbeitung bei der Umsetzung von Problemstellungen, die man Wochen vorher in Anforderungen verfasst hat – also Dinge, die wir alle nur all zu gut kennen und uns alle straffer wünschen.

Links

Die Website des Asnuntuck Community College
Der Blog von Jason Mark