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Elektronisches Projektmanagement . Projektmanagement mit Drupal: der ERPAL-Sprint bei Bright Solutions in Darmstadt

von Ralf Hendel
am

ERPAL ist ein ERP- und Projektmanagement-Tool von Bright Solutions, einer der größten deutschen Drupal-Agenturen, die sich seit gut einem Jahr stark in der deutschen Drupal-Community engagiert

Ursprünglich haben sich die Jungs von Bright Solutions vor drei Jahren nur ein kleines Tool zur Verwaltung ihrer internen Aufgaben entwickeln wollen. Wie das Leben so spielt, wurde das Tool immer komplexer und mächtiger.

Auf den Drupaletics in Essen habe ich Anfang des Jahres zum ersten Mal von ERPAL erfahren. Manuel Pistner hat das Projekt vorgestellt und seine Vision präsentiert, wo er damit hin will. Dort gab es außerdem auch eine Session von Carsten Müller zu einer Weiterentwicklung von Drupal Storm.

Der Andrang war sehr groß in Manuels Session. Insbesondere deswegen, weil Manuel das Projekt OpenSource stellen wollte und damit jeder die Möglichkeit hat Teile daraus für den eigenen Bedarf anzupassen. Viele wollten daran mit arbeiten und einige wären auch bereit gewesen für so ein Tool Geld zu bezahlen.

Bright Solutions arbeitet derzeit an einem kompletten Relaunch des Tools auf Basis von Drupal 7. Vom alten Projekt sind die bewährten Ideen und Konzepte übernommen worden und werden auf Basis der verbesserten Möglichkeiten von Drupal 7 komplett neu implementiert. Die Entwicklung von Storm ist, nach dem was ich gehört habe, inzwischen wieder stagniert.

Mittlerweile befindet sich das Projekt auf dem Weg zu einer vollständigen Drupal-Distribution und steht unter https://drupal.org/project/erpal bei Drupal.org online. An diesen Wochenende fand bei Bright Solutions ein Konzeptions-Sprint zu ERPAL statt.

Fluch oder Segen elektronischer Tools?

Bei comm-press stehen wir Projektmanagement-Tools insgesamt eher kritisch gegenüber.

Einerseits vermissen wir schmerzlich ein funktionierendes Intranet mit Funktionen wie z.B. einer Dokumentenverwaltung oder einer gemeinsamen Adressverwaltung, aus der sich die Telefonanlage mit bedienen kann.

Andererseits haben wir mit elektronischen Tools bisher immer die Erfahrung gemacht, dass sie dazu verführen die Projektverantwortlichkeit an ein Instrument abzugeben. Tools können keine Disziplin ersetzen. Als Folge werden die elektronisch verwalteten Tools unübersichtlich bis dahin, dass man keine Aufgaben mehr wieder findet.

Wr haben gute Erfahrung mit unseren agilen Prozessen und einem herkömmlichen Board gemacht, über das kleine Zettelchen wandern, die den Umsetzungsstand einzelner Aufgaben repräsentieren.

Für uns wird vermutlich der beste Workflow sein, die Tasks elektronisch zu erfassen und auf unsere kleine Zettel auszudrucken. Dann können wir unsere bewährten Abläufe weiter nutzen, haben aber die Möglichkeit z.B. Dateien zu den Tickets verfügbar halten zu können.

Ein ambitioniertes Projekt das Aufmerksamkeit verdient

Wenn wir uns die Feature-Liste von ERPAL (siehe unten) anschauen, dann ist das eine gewaltige Herausforderung, was die Jungs sich vorgenommen haben. Selbst wenn wir die Software nicht zur Organisation unserer Projekte einsetzen sollten, bringt es immer noch genügend Features als ERP-System mit um für uns interessant zu sein.

Allein schon mit die Möglichkeit, via ERPAL den Zugriff interner Mitarbeitern auf kundenspezifische Passworte bequem verwalten zu können, könnten wir uns den datenschutzrechtlich konformen Umgang mit sensiblen Daten deutlich erleichtern.

Weil wir das Projekt für enorm wichtig halten, hat comm-press den Sprint als Gold-Sponsor unterstützt und ich habe mir kurzerhand frei genommen, um an beiden Tagen mit dabei sein zu können.

Der Konzept-Sprint

Samstag morgen musste ich um zwanzig nach drei aufstehen um kurz nach fünf meinen Zug nach Darmstadt zu bekommen. Anstatt vernünftigerweise im Zug zu schlafen habe ich über die Views-im-Core-Initative von Earl Miles gebloggt. Dementsprechend müde war ich tagsüber beim Sprint…

Der Sprint war aber sehr inspirierend und hat mich den gesamten Tag über gut wach gehalten. Wir waren 15 Teilnehmer. Die meisten waren Mitarbeiter von Bright Solutions, mit Frank Holldorff und Pascal Crott kamen aber auch zwei erdfische, Oliver Karstedt und Sebastian Paul von maloon sowie Daniel Stanitzek und Carsten Logemann.

Der Sprint war als reiner Konzeptions-Sprint angelegt: es wurde nicht gecodet. Statt dessen haben wir uns gemeinsam überlegt, was und auf welche Weise Manuel uns Tolles hinzaubern darf. Es ist toll, wenn man sich entspannt zurück lehnen und Wünsche äußern kann, die andere später umsetzen müssen :-)

Zu Beginn hat Manuel den gegenwärtigen Projektstand vorgestellt. Ich hatte erwartet, dass zunächst der gegenwärtige Stand auf Basis von Drupal 6 zur Marktreife gebracht werden soll und war insofern sehr überrascht, dass das, was wir da am Beamer vorgeführt bekamen, schon Drupal 7 ist. Seit den Drupaletics haben Manuel und seine Kollegen weit über 700 Stunden in das Projekt investiert.

Wir haben unterschiedliche Use-Cases beleuchtet und den Umfang der Features zu Projekt-Management und Ressourcen-Verwaltung besprochen.

Jetzt bloss nicht die Bodenhaftung verlieren

"Was passiert, wenn eine Site-Building-Aufgabe ersatzweise durch einen Mitarbeiter übernommen wird, der sich in Views und Panels nicht so gut auskennt, wie der Mitarbeiter, der die Task ursprünglich ausführen sollte?"

Zwischenzeitlich mussten wir uns öfters wieder auf den Boden der Tatsachen zurück holen, wenn die Wünsche zu ausgefallen wurden. Wir haben festgestellt, dass eine algorithmische Berücksichtigung der Änderungen anzunehmender Projektlaufzeiten aufgrund unterschiedlicher Skillsets der beteiligten Mitarbeiter in der ersten Iteration nicht vorgesehen ist. ;-)

Was sich in agilen Projekten bewährt, ist auch hier absolut zutreffend: Wir müssen so schnell wie möglich einen funktionierenden Prototypen verfügbar haben, in dem sich alle erforderlichen Aufgaben abbilden lassen. Diesen Prototyp kann man anschließend immer noch aufwüschen und die Bedienführung durch Wizards optimieren. Es ist wichtig, uns vor den nice-to-have Features auf die Must-haves zu konzentrieren.

Alle Teilnehmer waren Samstag Abend sehr zufrieden: es war enorm inspirierend, das Tool macht Vorfreude auf den Einsatz und Daniel war sehr beruhigt, dass seine bisherigen konzeptionellen Vorentscheidungen in der Diskussion bestätigt wurden.

Socializing bei OpenAir-Musik am Schlossgraben

Abends fand in der Stadt noch Hessens größtes Musik-Festival statt. Mit allen, die Samstag nicht schon nach Hause gefahren sind, sind wir noch durch den Park gezogen und haben das lauschige Wetter, die angenehme Stimmung und angeregte Gespräche bei unterschiedlichen Kaltgetränken genossen.

Eigentlich wollte ich um acht schon ins Bett gehen, aber es war einfach toll, die Jungs von Bright Solutions näher kennen zu lernen und Pläne für künftige Events zu schmieden. Man sieht sich ja leider viel zu selten!

Drupal-Talk und Projektarbeit am Tag zwei

Sonntag waren wir nur noch zu sechst. Vormittags haben wir uns gegenseitig mit unseren Drupal-Erleuchtungen, Fragen und Best Practices ausgetauscht. Auch das etwas, was wir viel häufiger machen sollten…

Nachmittags haben wir weiter am Projekt gearbeitet.

Nach Manuels Einschätzung ist das Projekt zu 70 Prozent fertig. Da an sehr vielen Fronten gleichzeitig gearbeitet wird, würde ich über den Daumen kalkuliert annehmen, dass noch einmal die Hälfte der Arbeiten geleistet werden muss bis wir einen funktionierenden Prototypen haben und eine weitere Hälfte um die Usability zu verbessern.

Der zukünftige ERPAL-Markt

Manuel ist zuversichtlich Ende des Jahres ein funktionierendes Produkt zur Verfügung stellen zu können. Mit der Intensität und Liebe, mit der er sein Baby behandelt, traue ich ihm das auch durchaus zu und halte seine Einschätzung nicht für Wunschdenken.

Heute kann noch niemand sagen, in welchem Umfang die Distribution später vorkonfiguriert sein wird. Da das System dermaßen offen und gestaltbar angelegt ist, werden sicherlich eine Menge initialer Konfiguration und Automatisation vor dem ersten Einsatz in einem Unternehmen zu leisten sein.

Der Einsatz von ERPAL wird keinesfalls nur für Drupal-Agenturen attraktiv sein. Obwohl sich das System grundsätzlich auch für Freelancer eignen wird, sehe ich als Zielgruppe schon eher die Agenturen.

Ich gehe davon aus, dass, wenn wir ERPAL bei uns einsetzen werden, wir ein paar Tage Support von Bright Solution einkaufen werden, um uns betr. best-angepasster Use-Cases an unsere eigenen Workflows beraten zu lassen. Hier sehe ich eine gute Chance für Drupal Dienstleister.

Um solch ein Tool effizient in eine Unternehmenslandschaft integrieren zu können bedarf es intensiver Erfahrungen mit den Prozessen in Projekten und Unternehmen sowie Know-how über die Funktionsweisen der Software.

Auch wenn ERPAL OpenSource ist, lässt sich mit dem Angebot von Diensten um das System herum und der Erbringung von Dienstleistungen Geld verdienen.

Für Beratung, Anpassung, Betreuung, Entwicklung kundenindividueller Schnittstellen und möglicherweise auch Weiterentwicklung sehe ich einen weiteren Markt für Agenturen und Dienstleister und Freelancer.

ERPAL-Download und -Installation

ERPAL befindet sich als Projekt auf Drupal.org.

Derzeit lässt sich das Projekt nur per git aus dem Drupal Git-Repository herunter laden. Mit dem Befehl "git clone --branch master http://git.drupal.org/project/erpal.git" lässt sich die aktuelle Version laden. Durch den git-clone lassen sich Änderungen anschließend per "git pull" jederzeit nachladen.

Ich würde empfehle ein deutsches Sprachpaket dazu zu laden und die Minimal-Installation zu verwenden. Die Entscheidung bleibt aber jedem selbst überlassen. Beim Aufruf der Seite wird die install.php aufgerufen und es folgt die normale Drupal-Installation. Zur Aktivierung von ERPAL muss einfach nur das Feature "ERPAL Basic" aktiviert werden. Es enthält die Abhängigkeiten zu allen anderen benötigten Modulen und Features.

Anschließend beginnt die Einrichtung des Contents wie der eigenen Firma, der Mitarbeiter etc.

Tolles Catering mit Kuchen-Überversorgung…

Daniel Stanitzek hatte zwei Torten mit Drupal- und ERPAL-Motiven mitgebracht. Allein dafür hat es schon gelohnt nach Darmstadt zu fahren. Dank der netten Freundinnen von Manuel und Daniel Andrisek hatten wir außerdem noch jede Menge selbst gebackenen Kuchen.

Natürlich gab es außerdem auch Frühstück und Mittagessen. Im Grunde müsste man nach so einem Sprint gleich noch eine Woche mit strenger Diät hinten dran schieben.

Danke für diesen tollen Sprint!

Herzlichen Dank an das Team von Bright Solutions und an alle Teilnehmer, die Ihr aus den verschiedensten Teilen Deutschlands angereist seid!

Der KnowHow-Austausch war wieder einmal unfassbar inspirierend.

Ich habe eine Menge Impulse mitgenommen, wie zum Beispiel diese beiden Module:

  • Das nette Helferin "Panel View Modes" aus dem Submodul "Display Suite Extras" der Display Suite schaltet den Panels Editor auf der Feld-Anzeige von Notes oder Entities ein. Um das verwenden zu können, muss man als Layout die Panels- und nicht die Display-Suite verwenden!
  • Mit Renderable Elements lassen sich die Eingabeseiten sehr viel schicker aufmotzen. In aller Regel werden die Frontend-Seiten eines Projekts pixelgenau herausgeputzt, während den Benutzern zum Einpflegen ihrer Inhalte immer nur die drögen Drupal-Standardmasken zugemutet werden.

Lets do co-working @ Drupal-Camping

Ich habe noch einmal kräftig Werbung gemacht, dass wir diesen Austausch auf dem Drupal-Camping wiederholen sollten.

Wann bietet sich Euch schon mal die Gelegenheit, so viel geballtes Drupal-Wissen ohne Veranstaltungsdruck um Euch herum abrufbar zu haben?

Allen, die wenig Zeit haben, sei noch einmal wärmstens empfohlen, das Drupal Camping auch als Chance zum Co-Working an eigenen Projekte zu nutzen. Wir machen das übrigens auch so!

Featureliste von ERPAL

Zur Übersicht der gesamten Features und deren Umsetzungsstand hänge ich hier ohne Anspruch auf Vollständigkeit eine Liste an.

Konzept, Datenmodell und sämtliche Bestandteile sind eng an bewährten Drupal-Konzepten umgesetzt

Grundsätzlich umgesetzt

  • Freelancerverwaltung
    Stundensätze, Abrechnungsmodi betr. MwSt und Zahlungszielen, unterschiedliche Stundensätze für Projektarten anhand der Project-Tags.
  • Abrechnung von Projekten zum Festpreis wie auch agil, Projekte können mit Budgetobergrenze hinterlegt werden.
  • Rechnungen als PDF die über Templates gestaltbar sind.
  • Verschiedene Mehrwertsteuersätze, Tokens für Rechnungsdaten aus CRM-Vorgängen wie z.B. Bestellnummern etc.
  • Direktes Bearbeiten und Hochladen von Dateien aus dem Browser heraus.
  • Erstellen von Dokumenten in einer AJAX-Baumstruktur, Drag-and-Drop-Funktion zur Kapitel-Sortierung, PDF Export im einheitlich festgelegten Layout.
  • Dokumenten-Übernahme als Spezifikation in Projekte übernehmen,
    Tasks zu einzelnen Kapiteln hinterlegen um diese Leistungen durch konkrete Tasks abzubilden.
  • Zeiterfassung der Mitarbeiter- und Freelancer-Aufwände.
  • Provisionsabrechnung für Tasks und Projekte.
  • Dokumentenmanagement mit Versionierung von Dateien in globalem Dokumentenpool.

in Entwicklung (70%)

  • Synchronisation von Kontakten und Terminen mit Smartphone, Mail Client oder anderen Diensten.
  • Mailimport von Tickets und zu CRM Vorgängen.
  • Anbindung an Telefonanlage
    um zu sehen, wer gerade anruft (Listening von Useraccounts auf angerufene Rufnummer) und
    um für den Anrufer direkt Tickets anlegen zu können, sofern jemand anruft, der im CRM hinterlegt ist.

in Entwicklung (0-10%)

  • Ressourcenverwaltung.
  • Mitarbeiterverwaltung Urlaub, Krankheit, Feiertage, Überstundenabbau
  • "Spaces"
    geschütze Bereichen, deren Inhalte nur für bestimmte Mitarbeiter und Kunden abhängig von ihrer Rechtestufe einsehbar sind.
  • Vertragsverwaltung mit automatischem Erstellen von abrechenbaren Einheiten ("Billables") in einem bestimmte Zeitraum wie z.B. von Hosting-Pauschalen von x Euro alle y Monate.

Ein Rückblick mit den Links zu den Videos, die wir in der ersten Runde aufgenommen haben, findet sich auch im Blog von Bright Solutions.